Un projet collectif au service de la qualité de l'accueil : rencontre avec Gniré Mariam Traoré
La fondation nationale se dotera prochainement d’un nouveau logiciel hôtelier PMS (Property Management Systems). Cet outil, appelé Resalys, facilitera le travail des équipes des maisons et améliorera les services offertes aux résidents. Pendant plusieurs mois, la mise en place de cet outil a impliqué plusieurs directions dans une démarche collaborative. Gniré Mariam Traoré, responsable d’exploitation au sein de la direction de hébergement, nous en dit plus sur ce nouvel logiciel et sur ce qu’il permettra en termes d’efficacité et de simplification. Un film a également été réalisé avec le concours des salariés impliqués dans la mise en œuvre de l’outil.
En quelques mots : qu’est ce qu’un logiciel PMS ?
Concrètement, il s’agit d’un logiciel de gestion qui centralise tout : les arrivées et les départs des résidents, les paiements, les réservations… Il nous permet d’organiser, de coordonner et de faciliter toutes les opérations quotidiennes. C’est également un outil stratégique qui nous permet d’harmoniser nos pratiques, d’obtenir des données fiables et d’améliorer nos analyses afin de prendre des décisions plus précises, basées sur des informations centralisées et factuelles.
Quels sont les avantages pour les salariés et les résidents ?
Pour les salariés, ce nouvel outil simplifiera de nombreuses tâches quotidiennes : moins de saisie manuelle de données, moins d’erreurs et des processus plus fluides. Il apportera un meilleur flux d’informations et une vue d’ensemble plus claire des dossiers et des opérations. Il améliorera également la cohérence entre les équipes des différentes maisons, favorisera le travail collectif et sécurisera les processus. Au final, il nous permettra de consacrer davantage de temps à la gestion, à l’accueil et au suivi humain plutôt qu’à la gestion administrative. Quant aux résidents, ils bénéficieront d’un processus plus fluide : un accueil de meilleure qualité, des procédures simplifiées, un meilleur suivi de leurs demandes … L’outil leur donnera également accès aux informations essentielles sur leur espace résident (factures, documents, etc.). Tout cela représente un réel gain en termes de qualité de service et de confort sur le long terme. Ils bénéficieront d’une expérience plus moderne, conforme aux standards des campus internationaux.
Avec cet outil notre objectif est clair : offrir à nos résidents un accueil et un séjour dans des conditions aussi optimales que possible. Je suis fière d'avoir contribué à cette transition.
La mise en place de cet outil a-t-elle été collaborative ?
Ce projet transversal a impliqué plusieurs directions : la DSI pour les aspects techniques et le déploiement, l’hébergement pour définir les besoins opérationnels, le financier pour les aspects liés à la facturation et aux paiements, le juridique pour réviser nos procédures, valider les documents et garantir la conformité avec le RGPD et enfin le vie de campus. La participation de chacun a été essentielle pour apporter une perspective pratique tout en maintenant l’alignement avec les autres services avec lesquels nous collaborons au quotidien.
Comment va se dérouler le déploiement de l’outil ?
Il se fera progressivement en début d’année. Nous avons déjà travaillé sur le paramétrage : définition des besoins, intégration des informations sur les résidences, tests et ajustements. Nous sommes maintenant dans la phase de recette et d’une première vague de formation pour laquelle une attention particulière est portée. L’objectif est que chacun se sente soutenu, accompagné et à l’aise dans l’utilisation du logiciel. L’outil sera ensuite déployé dans les résidences, avec une période supplémentaire d’accompagnement pour répondre aux questions des collaborateurs et s’assurer que tout fonctionne correctement. Nous serons également présents pour signaler à l’éditeur, les ajustements nécessaires après les premières semaines d’utilisation.
Cet outil va t-il modifier nos façons de travailler ?
Pour moi, ce projet marque une véritable évolution dans notre façon de travailler. La modernisation de nos outils et la gestion plus efficace de nos opérations quotidiennes sont au cœur de cette démarche. Notre objectif est clair : offrir à nos résidents un accueil et un séjour dans des conditions aussi optimales que possible. Je suis fière d’avoir contribué à cette transition.
