Responsable planning accueil H/F


10/03/2020


Description du poste

La Cité International Universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d’utilité publique.


Créée en 1925 pour oeuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs étrangers du monde entiers, la Fondation coordonne la gestion, l’animation et le développement d’un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante.


La Cité Internationale comporte 40 résidences, propriétés des universités de Paris, et de nombreux services (bibliothèque, restauration, sports,etc). Les résidences totalisent 6000 places et accueillent 12000 personnes par an.
Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité Internationale s’efforce de promouvoir des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.


Le/la responsable planning accueil garantit l’optimisation du planning, assure l’accueil des publics et participe à la promotion de l’esprit de la cité. Il/elle effectue les tâches administratives et comptables des dossiers résidents et garantit le bon fonctionnement du service.

Vos principales missions :

· Planning
Prendre en charge les demandes de réservation et vérifier les disponibilités des chambres
Optimiser le taux d’occupation de la Maison
Affecter les chambres en fonction des publics (résidents, été…)
Effectuer et suivre les propositions commerciales (propositions, acomptes)
Suivre la réservation et la confirmer à réception des documents et des acomptes
· Accueil
Accueillir, orienter les publics et filtrer les demandes (accueil physique et/ou téléphonique et/ou mails)
Traiter les arrivées et les départs (états des lieux, dossiers, kit d’arrivée)
Construire une relation avec les résidents
Coordonner les évènements de la Maison
Coordonner l’activité quotidienne avec l’équipe de ménage
· Administratif
Vérifier, compléter et archiver les dossiers administratifs des résidents
Établir les cartes d’accès
Traiter les demandes (téléphoniques, mails, …)
Aider les résidents à renseigner leurs dossiers administratifs (CAF, Navigo…)
Coordonner et organiser l’occupation des espaces collectifs et afficher les informations
· Gestion comptable
Facturer les prestations
Traiter les encaissements (acomptes, dépôts de garantie, redevances, virements) : encaisser, relancer, éditer les reçus et clôturer
Contrôler la caisse et le coffre
Préparer les remises de chèques et d’espèces
Rembourser et suivre les dépôts de garantie
Clôturer les opérations comptables
Suivre les impayés et débiteurs, préparer et transmettre les dossiers contentieux
· Entretien et maintenance
Élaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
· Sécurité
Faire appliquer les consignes de sécurité et procédures
Transmettre les informations au service sécurité
Assurer un rôle d’alerte lors d’un constat de comportement à risque ou inadapté, écouter et réconforter

Vos connaissances :

Savoir
– Technique de planification
– Gestion administrative et comptable
– Langue : anglais
Savoir-faire
– Gérer et coordonnées les réservations
– Contrôler le suivi administratif, comptable et financier
– Accueillir et réceptionner les publics
– Gérer les priorité
Savoir-être
– Aisance relationnelle
– Sens de l’organisation
– Rigueur
– Bonne présentation


Avantages :
– 13ème mois à partir d’un an d’ancienneté
– Mutuelle d’entreprise
– 6 semaines de CP
– Participation au transport

Type d’emploi : Temps plein, CDI
Horaire hebdomadaire : 35 heures
Salaire : 20 579,00€ /an la première année soit 1 715,00€ /mois